مدخل إلى إدارة الأعمال

– مدخل إلى إدارة الأعمال –

هذه المادة مرتبطه بدورة مدخل إلى علم الإدارة.

أهمية الإدارة

• الإدارة عنوان التقدم والازدهار.
• الإدارة الناجحة تميز المجتمعات المتقدمة عن المتأخرة.
• الخطط الجيدة يمكن أن تفشل في ظل الإدارة السيئة.
• الإدارة من أهم الوسائل التي قد تستخدمها الدول من اجل التقدم والازدهار والرقى.
• بالإدارة الجيدة يتحدد مستوى التعليم والأمن والرعاية الاجتماعية.

تعريف الإدارة

عملية توجيه وتخطيط وتنظيم وتنسيق ورقابة وصنع قرار باستخدام طاقة الموارد المالية والبشرية والمادية والمعلوماتية لتحقيق هدف ما بكفاءة وفعالية.

عناصر التعريف

1. عملية: إي أنها طريقة منظمة وليست عشوائية.
2. الوظائف الإدارية: قائمة لتحقيق جملة من الوظائف (التوجيه،والتنظيم،الخ…).
3. الاستخدام والتوظيف الأمثل للموارد:يركز التعريف على استخدام الموارد بكفاءة وفعالية.

4. الأهداف التنظيمية: تسعى المنظمة لتحقيق الأهداف المطلوبة ويختلف الهدف باختلاف المنشأة.
5. الكفاءة: أداء العمل المطلوب بأفضل طريقة.
6. الفعالية: القدرة على اختيار أهداف مناسبة وملائمة للاحتياجات المجتمع.

المدير

هو فرد في مؤسسة يكون مسئولاً عن مجموعة من المرؤوسين بغرض تحقيق الأهداف الموضوعة من خلال ما يقوم به من تنظيم وتوجيه وتنسيق ورقابة واتخاذ قرار باستخدام الموارد المتاحة

المدير الكفء : هو الذي يحقق أفضل نتائج أو مخرجات مقارنة بغيره.

المدير الفعال : هو الذي يختار أهداف واقعية وحسب الاحتياجات.

مثال

بلد ما يحتاج لصناعة الحديد وفي هذا المجتمع أربـ4ـع شركات إنتاجيه

أضف ما يلي:ضمن مدير فعال ، غير فعال ، كفء ، غير كفء؟

1. 100مليون ريال      1000طن حديد (كفء وفعال).
2. 100مليون ريال      900 طن حديد ( غير كفء وفعال )
3. 100مليون ريال      1050طن نحاس ( كفء وغير فعال )
4. 100مليون ريال      1000طن نحاس (غير كفء وغير فعال)

---

(صفحة رقم 1)

وظائف الإدارة

• التخطيط

‌أ- تحديد أهداف معينه ومعرفة أهم سبل تحقيقها .

‌ب- التخطيط في الوقت الحاضر لما هو مستقبلي .

‌ج- التنبؤ لما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لمواجهته .

• مميزات التخطيط

‌أ- يركز على هدف معين .

‌ب- يهتم التخطيط بالزمن .

‌ج- أنه مستقبلي لما سيكون عليه العمل .

‌د- أنه تنبؤي .

• فوائد التخطيط 

‌أ- يساعد في حل مشكلات المستقبل .

‌ب- تنظيم العمل .

‌ج- يساعد على التنسيق بين الأهداف وتحقيقها .

‌د- يساعد في وضع الأهداف وبوجود الأهداف تحدد الاتجاهات .

‌ه- الرقابة المستمرة على العمل .

• أنواع التخطيط

• حسب الفترة الزمنية:

طويلة الأجل (3-10) سنوات.

متوسطة الأجل (1-3) سنوات.

قصيرة الأجل (أسبوعيه ، شهريه ، سنوية).

التصنيف حسب المستوى الإداري

1/ مستوي الإدارة العليا : تقوم به الإدارة العليا ( الرئيس ، نائب الرئيس )

وتتميز بالبعد الاستراتيجي ( خطة إستراتيجية ) طويلة الأجل .

2/ مستوي الإدارة الوسطى : ويقوم بها مساعدو المدير ورؤساء الأقسام

وتتميز بالبعد التفصيلي ( خطة تفصيلية أو تكتيكية ) .

3/ التخطيط على مستوي الإدارة الدنيا : ويقوم به المشرفون وتتميز بالبعد التشغيلي ( خطة تشغيلية ) .

 

المستوي الإداري	نوع الخطة	فترة الخطة
الإدارة العليا	إستراتيجية	طويلة الأجل
الإدارة الوسطى	تفصيلية وتكتيكية	متوسطة الأجل
الإدارة الدنيا	تشغيلية	قصيرة الأجل

---

(صفحة رقم 2)

عناصر التخطيط

الهدف

الغاية المراد تحقيقها ويجب أن ترتب الأهداف بشكل هرمي .

مميزات الأهداف أو الشروط الواجب توفرها في الهدف:

1. وضوح الهدف.
2. مشروعية الهدف : أي يتوافق مع العادات والتقاليد.
3. واقعية الهدف : أي ممكن التحقيق حسب الإمكانات.
4. قابلية القياس : أي أنه قابل للقياس والمتابعة.

القواعد

ما يجب وينبغي القيام به وما لا ينبغي القيام به.

الإجراءات

سلسلة الأعمال والخطوات والمراحل التي يجب أتباعها.

السياسات

الإطار الموجة لعملية تنفيذ القرارات وهي المبادئ والقوانين التي تضعها المؤسسة لكي يسترشد بها العاملون.

 

خطوات التخطيط

• تحديد الأهداف

بوضوح الهدف وواقعيته ومشروعيته (زيادة المبيعات بنسبة10% خلال 3 سنوات).

• جمع المعلومات

جمع المعلومات عن الماضي والحاضر والمستقبل وتتطلب تقديم ظروف الماضي والمستقبل.

• وضع الافتراضات

وذلك بوضع افتراضات معينه حول الظروف التي يمكن أن يتعرض لها المشروع.

• الافتراضات طرفان

1/ أن تكون مشجعه وموجبة.

2/ أن تكون مثبطة وسالبة.

• تحديد البدائل والاختيار من بينها

مثال ( بدائل لتحقيق هدف زيادة 10% من المبيعات ).

• البيع بسعر أقل.
• إدخال تغيرات على السلعة.
• البحث عن أسواق جديدة.
• التنفيذ وتقويم النتائج

وتختص هذه الخطوة بوضع البديل الذي تم اختياره موضع التنفيذ وتقويم النتائج.

---

(صفحة رقم 3)

• اتخاذ القرارات والعملية الإدارية

• تعريفات اتخاذ القرارات

– الإدارة هي اتخاذ قرارات (اتخاذ القرارات هي صلب العملية الإدارية ).

– جميع المستويات الإدارية تتخذ قرارات من أجل تحقيق هدف المنشأة .

– تعتبر وظيفة اتخاذ القرار هي جوهر ومحور العملية الإدارية فلا فائدة للتخطيط والتنظيم والرقابة بلا وظيفة اتخاذ القرار.

• أنواع القرارات

• قرارات طويلة الأجل.
• قرارات قصيرة الأجل.
• قرارات فورية وسريعة وقرارات تحتاج لفكر وروية.
• قرارات فردية وقرارات جماعية .
• قرارات إستراتيجية وقرارات خاصة بالأهداف.
• قرارات تنظيمية وقرارات إدارية.
• قرارات مبرمجة وقرارات غير مبرمجة.

قرارات مبرمجة : قرارات تتخذ بشكل روتيني وبشكل متكرر في مواقف معينة.

قرارات غير مبرمجة : قرارات تتخذ في ظل عدم التأكد وتتحمل مخاطر عالية.

• مصادر عدم التأكد في القرارات غير المبرمجة.

• الوقت والتكاليف ويعتبران محددان لجمع معلومات كافية.
• عوامل اجتماعية وسياسية.
• الظروف البيئية.
• التغيرات السريعة في التقنية.

مقارنه بين القرارات المبرمجة و القرارات غير المبرمجة
نوع المقارنة	القرارات المبرمجة	القرارات غير المبرمجة
طبيعة المهمة	واضحة	غير واضحة
توفر المعلومات	متوفرة	محدودة
توفر البدائل	متعددة	نادرة / محدودة
المستوى الإداري لمتخذي القرار	الوسطى والدنيا	الإدارة العليا
درجة المخاطرة	قليله	كثيرة
الاعتماد على القواعد والإجراءات	دائماً	نادراً

 

• خطوات اتخاذ القرار

1. تحديد المشكلة ( تشخيص المشكلة ).
2. جمع المعلومات.
3. طرح البدائل واختيار البديل المناسب.
4. تنفيذ الحل.
5. متابعة تنفيذ الحل.

• الأسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات

من أسباب الاعتماد على الأسلوب الجماعي ما يلي

1. الإبداع : فالمشاركة تؤدي إلي توليد الأفكار وطرح البدائل.
2. الالتزام بالتنفيذ.
3. المعلومات : فرئيس الوحدة لا يملك لوحدة جميع المعلومات في المشكلة الجماعية في اتخاذ القرار يؤدي إلي توفير كم هائل من المعلومات.

• الإيجابيات / المزايا في الأسلوب الجماعي.
  • التأكيد على مبدأ الشورى.
  • طرح أكثر من بديل .
  • القبول (الالتزام بالتنفيذ).
  • رفع الروح المعنوية.
  • الوصول إلي قرارات أفضل.

• السـلبيات في الأسلوب الجماعي.
  • استهلاك الوقت.
  • تستتب المسؤولية.
  • الهيمنة من قبل بعض الأعضاء.

---

(صفحة رقم 4)

• التنظيم
  • تعريفات التنظيم

التعريف الأول

هو نظام ينسق العلاقات الإدارية ويحدد الوظائف ويكون العمليات الإدارية .

التعريف الثاني

توزيع المسؤوليات والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق أكبر قدر ممكن من الأهداف المرجوة .

• عناصر التنظيم
  1. تحديد الأهداف وتحديد النشاطات المطلوب تحقيقها.
  2. تصنيف وتقسيم الأعمال (تجميع الأعمال المطلوبة وتحديد المتشابه فيها في تخصص واحد).
  3. تحديد مواصفات ومؤهلات العاملين.
  4. تحديد المسؤوليات والسلطات واختيار العاملين المناسبين.
  5. وضع العناصر السابقة في خريطة تنظيمية.

• أهداف التنظيم
  • ‌أ- وضع الإطار العام لتنفيذ الخطط والبرامج المختلفة لتحقيق هدف معين .
  • تجميع المصادر اللازمة لتحقيق هذا الهدف .
  • وضوح الإجراءات والقواعد اللازمة لتحويل المصادر إلى الإنتاج .
  • إيجاد التوازن بين الأهداف والمصادر والنتائج باستخدام الأسلوب الأمثل .

• مواصفات التنظيم الإداري الناجح
  1. التغطية الشاملة عدم إهمال أي وظيفة بدون مسئول .
  2. الوضوح أن يعرف كل شخص واجباته وصلاحياته .
  3. التوازن بين الصلاحيات المخولة للشخص ومسؤولياته .

• أنواع التنظيم

أولاً / التنظيم الرسمي: هو التنظيم الذي يحدد العلاقات والمستويات الإدارية للأعمال التي يقوم بها الأفراد والجماعات وتوزيع المسؤوليات والواجبات بطريقة تسمح بأداء العمل في كل وحدة إدارية .

ثانياً / التنظيم غير الرسمي: هو مجموعة من العلاقات التي تنشأ وتستمرين العاملين بسبب وجودهم في مكان واحد للعمل واشتراكهم في مشكلات وأهداف متشابهه .

 

التنظيم الرسمي	التنظيم غير الرسمي
ينتج من الأهداف والمهام الرسمية	ينتج من تجمع الأفراد داخل المنظمة
أهداف التنظيم الرسمي تحقق بكفاءة عاليه	الأهداف تحقق إشباع الفرد
هدف الفرد تأدية العمل	هدف الفرد إشباع حاجة ماديه ومعنوية
طبيعة العلاقة رسميه إداريه	طبيعة العلاقة اجتماعيه
الاتصالات تتم وفق شكل هرمي	الاتصالات تتم وفق تأثير النفوذ